تحقيقات وقضايا

شروط امساك دفاتر الشركات

شروط امساك دفاتر الشركات

لقد نظم المشرع المصري في العديد من القوانين التزام الامساك بالدفاتر القانونية والمالية (الدفتر / الدفاتر) على الكيانات الاعتبارية، والتي تعتبر مصدرًا أساسيًا للبيانات المالية والقانونية للمعاملات التي نفذتها الشركة.

وتعتبر هذه الدفاتر بمثابة سجلات شاملة لكل معاملة مدينة وائتمانية طوال فترة وجود الشركة. يجب أن تحتفظ الشركة بالدفاتر فعليًا لإدخال جميع البيانات والمعلومات يدويًا بخط اليد.

بالإضافة إلى ذلك، تستخدم الشركات هذه الدفاتر للحصول على فهم شامل لأنشطتها المالية وتغيراتها القانونية طوال مدة الشركة، حيث ان البيانات والمعلومات الموجودة في الدفاتر لها أهمية في إنشاء بيانات الدخل والقوائم المالية وغيرها من البيانات المالية الأساسية والتقارير.

شروط امساك دفاتر الشركات

فئات دفاتر الشركات

1- الدفاتر القانونية:

يفرق قانون الشركات المصري رقم 159 لسنة 1981 (قانون الشركات) ولائحته التنفيذية بين ثلاثة أنواع من الدفاتر القانونية التي يتعين على الأشخاص الاعتباريين (أي الشركات) الاحتفاظ بها، وهي كالتالي:

أ) سجل الشركاء:

وفقاً للمادة (117) من قانون الشركات والمادة (275) من لائحته التنفيذية، يجب على الشركات الاحتفاظ بدفتر يتضمن بيانات الشركاء وعدد الحصص المملوكة لكل شريك، بالإضافة إلى توضيح التفاصيل أي نقل أو تغيير ملكية يتم على حصص الشركة، وتاريخ توقيع المتنازل والمتنازل إليه في حالة التصرف بين الأحياء، وتوقيع المدير والشخص الذي تنتقل إليه الحصة في هذه الحالة بوفاة أحد الشركاء. مع ملاحظة أن أي نقل أو تغيير في ملكية الحصص يكون سارياً بين الشركة والغير بمجرد تسجيله / إثباته في هذا الدفتر. وأعطى المشرع الشركاء وكل ذي مصلحة الحق في الاطلاع على هذا الدفتر خلال أوقات عمل الشركة.

بالإضافة إلى ذلك ألزم المشرع الشركات بإعداد قائمة تحتوي على البيانات الواردة في هذا الدفتر متضمنة أية تغييرات حدثت خلال السنة الماضية لإرسالها سنوياً إلى الجهة الإدارية المختصة في الشهر الأول من كل عام، ويتم نشر هذه البيانات في النشرة الصادرة لهذه الغاية. ويفرض المشرع مسؤولية قانونية على مديري الشركة عن أي ضرر ينشأ عن امساك الدفتر بشكل غير صحيح، أو إعداد القوائم بطريقة معيبة، أو بسبب البيانات غير الصحيحة المسجلة في الدفتر أو القوائم.

ب) دفتر الجمعيات العمومية:

وبما أن الجمعيات العامة هي المختصة بموجب قانون الشركات بالموافقة والتعديل على كافة الأمور العادية وغير العادية التي قد تطرأ على الشركة – كالقوائم المالية والتعديل في النظام الأساسي للشركة – فإنه يصبح من الضروري الاحتفاظ بدفتر شامل يتم فيه تسجيل قرارات جميع جمعيات الشركة.

وعليه، نصت المادة (75) من قانون الشركات على ضرورة تدوين محضر اجتماع الجمعية العامة بعد كل اجتماع بعناية، واعتماده من الجهات المختصة. وتقع المسؤولية عن دقة البيانات الواردة في الدفتر على الموقعين على محضر الاجتماع، كما يتم ارسال نسخة من محضر اجتماع الجمعية العمومية إلى الجهة الإدارية المختصة خلال مدة أقصاها شهر من تاريخ انعقادها.

ج) دفتر اجتماعات مجلس الإدارة:

يظهر هذا النوع من الدفاتر فقط في الشركات المساهمة، وذلك للحفاظ على الشفافية والمسئولية والامتثال القانوني من جانب أعضاء مجلس إدارة الشركة.

يتم تسجيل كافة المداولات والقرارات والإجراءات التي تمت خلال اجتماعات مجلس الإدارة في هذا الدفتر، كما يوفر الوضوح بشأن المناقشات الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك، فهو يعتبر بمثابة نقطة مرجعية للاجتماعات المستقبلية وعمليات التدقيق والاستفسارات القانونية.

وقد اشترط المشرع بعض المعايير الشكلية التي يجب توافرها في هذا الدفتر، على سبيل المثال اشتراط توقيع رئيس مجلس الإدارة وأمين السر.

2- الدفاتر المالية:

وفقًا لقانون التجارة المصري رقم 17 لسنة 1999، هناك نوعان من الدفاتر المالية الرئيسية التي يجب أن يحتفظ بها التاجر، سواء كان التاجر شخصًا طبيعيًا أو شخصًا اعتباريًا، على النحو التالي:

أ) دفتر الجرد:

وفقاً لقانون التجارة، يجب على التاجر تسجيل كافة تفاصيل البضائع المتوفرة في نهاية كل سنة مالية.

كما يجب تسجيل جميع تفاصيل البضائع المملوكة للتاجر، بالإضافة إلى نسخة من الميزانية العمومية وحساب الأرباح والخسائر الذي يثبت جميع المعاملات والعمليات التي تتم على البضائع؛ وذلك لإثبات المركز المالي للتاجر أمام الجهات المختصة و/أو الغير.

ويتم تقديم هذا الدفتر إلى مصلحة الضرائب المصرية وذلك لحصر الضرائب التي تفرض على التاجر.

ب) دفتر اليومية:

تطبيقاً لأحكام المادتين (21) و (22) من قانون التجارة، يستخدم هذا الدفتر لتسجيل جميع المعاملات المالية التي يقوم بها التاجر يومياً، ويتم تسجيل كل معاملة مرتين، مرة في الجانب المدين ومرة في الجانب الدائن.

شروط امساك دفاتر الشركات

وضع المشرع بعض الشروط والمعايير التي يجب توافرها في امساك الدفاتر المطلوبة، مثل أن تكون خالية من كل فراغ أو بياض أو كتابة في الحواشي أو كشط أو تحشير. بالإضافة إلى ذلك، يجب ترقيم صفحات الدفاتر تسلسلياً، وقبل استخدامها يجب ختم كل صفحة بختم الشهر العقاري وتوقيع الموظف المختص.

الجهات المختصة بتوثيق دفاتر الشركات في مصر

فيما يتعلق بالدفاتر القانونية، فإنه يجب أن يتم توثيقها بواسطة مأمورية الشهر العقاري المختصة؛ بينما يجب أن تكون الدفاتر المالية موثقة من مكتب السجل التجاري المختص.

أهمية دفاتر الشركات

تشكل دفاتر الشركات عنصراً جوهرياً في المساءلة المالية والإدارة الفعالة بالإضافة الى انها تعتبر سجلات حيوية للشركات والمؤسسات، لأنها تضمن الدقة والشفافية والامتثال للمتطلبات القانونية. من خلال تسجيل المعاملات المالية والقانونية بدقة، كما أنها تساعد على منع الأخطاء واكتشاف الاحتيال وتوفير أساس متين لاتخاذ قرارات مستنيرة.

مقالات ذات صلة

زر الذهاب إلى الأعلى